martes, 14 de febrero de 2012

Estrategias para aumentar el rendimiento del uso del correo electrónico en la oficina

El correo electrónico es una herramienta fantástica que en muchos casos resulta subutilizada restándole el potencial beneficio que le puede dar a las organizaciones y empresas, a continuación algunos consejos para explotar todas las capacidades de su correo electrónico como herramienta de trabajo:

1- Configure bien los filtros anti-spam
Todos los días se pierden entre 1 y 2 horas eliminando correo basura y correo no deseado, este tiempo puede invertirse en responder correos de clientes y en el desarrollo de procesos productivos para la empresa, por ello los filtros antispam deben estar bien configurados logrando eliminar al menos el 70% del spam; no podemos eliminarlo todo ya que las directivas serían tan estrictas que perderíamos parte de los correos que si nos interesa que lleguen.

2- Bloquee los Remitentes conocidos por enviar SPAM
Cuando un correo con SPAM llegue a su bandeja de entrada no lo borre de inicio, primero bloquee al remitente (el proceso varía según la interfaz de correo electrónico usada) de manera que cualquier correo que llegue a futuro de ese remitente sea eliminado de manera automática.

3- Organice sus cuentas de Correo
Si trabaja con más de una cuenta de correo es ideal consolidarlas todas en un manejador como Outlook, allí podrá organizar sus cuentas, jerarquizarlas, organizar los mensajes entrantes por carpetas y visualizar de manera rápida y efectiva la cantidad de correo por responder en cada cuenta, además se ahorra el tiempo de acceder a cada cuenta por separado.

4- Motive a sus clientes y relacionados a realizar todas las consultas y contactos que puedan vía correo electrónico
En el tiempo que se toma una llamada de diez minutos para atender a un sólo cliente se pueden responder al menos 5 correos electrónicos con lo cual incrementaríamos en un factor de 5 nuestra eficiencia en todo lo relacionado con atención al cliente; por otra parte un documento enviado por fax puede tomar entre 1 y 3 minutos en completar transmisión mientras en un correo electrónico toma menos de un minuto, esto reduce costos y optimiza los procesos.

5- Prepare plantillas de respuesta a las solicitudes y requerimientos más frecuentes
Cuando vamos a dar el procedimiento para acceder a un servicio o se va a indicar al cliente las cuentas y modalidades de pago la información no varía mucho entre los correos enviados a distintos clientes, crear plantillas con esta información donde se cambian datos puntuales ayuda a responder más rápido y de manera más efectiva, además estaremos estandarizando la información que enviamos lo cual reduce las probabilidades de error.

6- Prefiera los correos planos (sólo texto) a los HTML (con formato)
Los correos HTML resultan muy bonitos y atractivos sin embargo existen problemas de compatibilidad entre distintos operados de correo por lo que no siempre el destinatario los recibirá como nosotros los estamos viendo, por otra parte si están muy elaborados o tienen muchos anexos algunos operadores de correo lo pueden catalogar como SPAM enviándolos a la carpeta de Bulk Mail, a fin de evitar estos inconvenientes es preferible el texto plano bien maquetado, la información llega clara, es fácil de leer, no hay problemas de compatibilidad y se reducen las posibilidades de se calificado como correo basura, además se reduce el tiempo de transmisión de correo y el consumo de ancho de banda.

7- Evite los archivos adjuntos muy pesados
Los archivos adjuntos que superan 1MB pueden resultar inconvenientes, en la medida de lo posible hay que evitarlos a fin de facilitar la transmisión de data y agilizar los procesos de envío desde la bandeja de salida.

8- Responda los correos electrónicos con regularidad, al menos dos veces al día
Una de las características de intenert es la inmediatez, si queremos trabajar con el correo electrónico debemos darle respuesta a los mensajes si no inmediatamente al menos en el transcurso de pocas horas, los correos que son respondidos uno o dos días después carecen de esta característica y restan valor al uso de la herramienta.

9- Configure una autorespuesta
Es de utilidad configurar el sistema de autorespuesta, con el mismo podemos indicarle al remitente que su correo ha sido recibido de manera que no tendrá dudas sobre el destino de su e-mail, dentro de la autorespuesta podemos indicar nuestro horario de trabajo y el tiempo promedio de respuesta de nuestros correos así quien nos escribe puede estimar más o menos en cuanto tiempo recibirá respuesta.

10- Mantenga la privacidad de sus contactos
Un correo un destinatario, así la información que se enviará sea la misma para todos los receptores del correo, como una notificación de cierre por vacaciones, cada uno debe recibir un correo individualizado, es una práctica poco profesional colocar todos los destinatarios en la casilla TO ya que estaríamos revelando a cada uno la existencia del otro, con esta modalidad de envíos las personas poco escrupulosas pueden copiar los correos de nuestros contacto y usarlos para enviar spam, vender listas de correos o cualquier otra práctica censurada.

Con estas estrategias podrá optimizar el rendimiento de su correo electrónico y sacarle todo el provecho que tiene para su empresa.

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